Digitalisierungsgrundlagen

Fließtext versus Strukturdaten
Um zu verstehen, was ein (Fließ-)Text  – egal ob auf Papier oder als PDF – mit unstrukturierten Daten beinhaltet, muss ihn ein Mensch lesen. Ist der Text dagegen durch einzelne Datenfelder strukturiert, ist er maschinenlesbar und Softwareprogramme können ansetzen.

XML als Standard
Für das Internet wurde zu Beginn zunächst mit HTML auf mehr typografisch strukturierte Daten (z. B. bold = fett) gesetzt, dann aber schnell durch eine inhaltliche Strukturierung, vor allem mit XML, umgestellt. In der Wirtschaft hat sich XML als Datenformat weltweit durchgesetzt. Es kann von den gängigen Softwareanwendungen standardmäßig im- oder exportiert werden. Bei Unternehmen, Verwaltern, Krankenkassen und der Bundesagentur für Arbeit sind XML-Formate heute schon Standard in der Praxis. Auf XML-Anwendungen in der Justiz und bei den Insolvenzgerichten im Rahmen von XJustiz wird später mit konkreten Beispielen noch ausführlicher eingegangen.

Mehr als Mailversand
Digitalisierung im Insolvenzbereich ist nicht die Ablösung der Briefpost durch Mails. Das wäre nur ein Austausch bloßer Transportmittel ohne Reflexion und Beachtung der technischen Entwicklung und Möglichkeiten. Auch wenn einige beispielsweise im besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA schon einen Fortschritt im elektronischen Rechtsverkehr sehen wollen, ist die Konzeption m. E. ein Rückschritt. Dazu ein kurzer Rückblick auf Mahnverfahren, die Einführung der Insolvenzordnung und auf Elster.

Automatisiertes Mahnverfahren
Als maschinell bearbeitete Mahnverfahren Ende der 1990er-Jahre eingeführt wurden, gab es noch keine Mobiltelefone und die Verbreitung des Internets war erst am Anfang. Daten wurden noch per Datenträger oder Datex-P übertragen. In dieser – aus jetziger Sicht – »IT-Steinzeit« setzte man auf die Verarbeitung strukturierter Daten. Automatisierte Mahnverfahren sind ein Erfolgsmodell und haben Vorbildcharakter. Sich an strukturierten Daten zu orientieren, war eine richtige Grundentscheidung, die heute im Internetzeitalter ein Muss ist. Jeder Nutzer muss heute Datenfelder liefern, die mit Datenbanken und Software bearbeitet werden können.
InsO-Einführung
Auch die 1996 verabschiedete Insolvenzordnung setzte auf strukturierte Daten. Die Datenerfassung und Bearbeitung von Forderungsanmeldungen wurde vom Insolvenzgericht auf den Verwalter outgesourct. Basis sind auch hier keine Fließtexte, sondern strukturierte Daten, die bisher der Verwalter generiert. Dieses richtige Konzept hat aber noch Schönheitsfehler. Es ist eine Einbahnstraße vom Verwalter zum Gericht, spätere Änderungen beim Gericht fließen nicht als Strukturdaten an den Verwalter zurück. Außerdem muss man sich fragen, warum nicht auch andere Beteiligte (z. B. Krankenkassen, Arbeitsagentur, Finanzverwaltung, Inkassounternehmen) Strukturdaten, die bereits vorhanden sind, einliefern dürfen, statt sie auszudrucken, zu versenden, vom Empfänger dann zu scannen, in Text umzuwandeln und im Anschluss in Datenfeldern aufzuteilen.

Elster
Die Finanzverwaltung akzeptiert keine Ausdrucke oder Fließtexte, sie hat mit Elster Strukturdaten zur Pflicht gemacht und sie hat verstanden, was Digitalisierung heißt. Um das zu verdeutlichen, soll analog zum tatsächlich existierenden besonderen Anwaltspostfach beA hier das fiktive beF erfunden werden: Das besondere Finanzpostfach, mit dem ein PDF der Steuererklärung sicher gemailt werden kann. Das könnte der Bearbeiter im Finanzamt ausdrucken oder in der elektronischen Akte abspeichern und alle Arbeitsabläufe blieben unverändert.
Die Finanzverwaltung hat zu Recht nie auf ein hier erfundenes beF-Konzept gesetzt, sondern schon seit 2009 auf die Lieferung von Strukturdaten für die Kapitalertragsteuer und seit 2012 auch für die Steuererklärung von Privatpersonen gesetzt. Einlieferungen für die Steuer nur durch Strukturdaten sind Pflicht (Papierabgabe allenfalls in besonderen Härtefällen). Zur Zeitschiene: BeA wurde 2018 mit unstrukturiertem Fließtext eingeführt.
Die Finanzverwaltung hätte sich nach dem digitalen Eingang der Strukturdaten mit der Beibehaltung der bisherigen Abläufe begnügen können, hat sie aber nicht. Die Arbeitsabläufe wurden grundlegend überprüft. Nicht jede Steuererklärung wird mit dem gleichen Aufwand manuell weiterbearbeitet wie früher. Das gilt auch für die Betriebsprüfung, bei der zuerst die Buchhaltungs­daten übertragen werden müssen. Alle eingegangenen Daten können dann mit IT auf Manipulationen oder Auffälligkeiten geprüft werden. Prüfungen und Personalressourcen können zielgerichtet nach sich ändernden Vorgaben eingesetzt werden.

Digitalisierung stellt Abläufe auf den Prüfstand
Wenn Digitalisierung erfolgt, müssen alle bisherigen Abläufe überprüft werden. Neue Wege und Abkürzungen müssen erkannt und bedacht werden. Man muss neue Ansätze denken. Dazu zwei Beispiele aus dem Insolvenzbereich, wo Digitalisierung auf der Hand liegt: die Schlussrechnung und das Insolvenzgeld.


Schlussrechnung und zentrales
Insolvenzgericht

Prüfungsstandards des Finanzamts
Jeder Schlussrechnung des Verwalters liegt eine Buchhaltung zugrunde, die mit einer zertifizierten Software erstellt werden muss und Standardexportschnittstellen für das Finanzamt enthält. Prüft das Finanzamt heute einen Verwalter als Steuerpflichtigen, wird zunächst ein Datenexport verlangt, über den eine Prüfsoftware läuft. Auf Verwalterseite ist technisch alles vorhanden, das könnte auch für insolvenzrechtliche Schlussrechnungsprüfungen genutzt werden. Änderungsbedarf besteht bei den Insolvenzgerichten, die bisher noch wie vor 100 Jahren prüfen.

Neue Schlussrechnungsprüfung
Bei richtig verstandener Digitalisierung müsste der Ablauf zur Prüfung einer Schlussrechnung wie folgt aussehen: In jedem Bundesland wird ein zentrales Insolvenzgericht, quasi als Rechenzen­trum, bestimmt, vergleichbar mit der früheren Einführung zentraler Mahngerichte. An dieses werden die Schlussrechnungsdaten digital übertragen und dort durch IT auf Auffälligkeiten geprüft. Da alle Schlussrechnungen eines Bundeslands hier gebündelt werden, entsteht ein Überblick, wo von Standards abgewichen wird. Nicht hinter jeder Abweichung steckt ein Fehler, Verfahren können sehr unterschiedlich sein. In jedem Fall zeigen Abweichungen aber interessante Punkte an, wo nachgehakt werden kann.
Das zuständige Insolvenzgericht erhält dann das Ergebnis der Vorprüfung durch das zentrale Insolvenzgericht. Hat es keine Auffälligkeiten gegeben, kann der Rechtspfleger den Schlusstermin bestimmen. Eine weitere (Einzel-)Prüfung der Schlussrechnung erfolgt nach diesem Konzept nachgelagert und nur in gewissem Umfang, werden dabei Fehler entdeckt, haftet der Verwalter.
Zeigen sich bei der Prüfung durch das zentrale Insolvenzgericht Auffälligkeiten, kann das Gericht zielgenau nachhaken und hat seinen Prüfauftrag bei plausiblen Antworten erfüllt. Das Verfahren wird beschleunigt, Gläubigern wird ihre Quote nicht ungebührlich vorenthalten, das Haftungsrisiko des Rechtspflegers verringert sich, die Massen werden auch nicht mehr durch flächendeckende externe Schlussrechnungsprüfung ausgezehrt.
Rechtspfleger können Prüfaufträge an das zentrale Insolvenzgericht vergeben oder Auswertungen von Parametern dort anfordern.  Der Gesetzgeber sollte bestimmen, dass die Schlussrechnungen nachgelagert nur auf Stichproben oder anlassbezogen geprüft werden und nicht mehr in jedem Verfahren. Die Prüfungskosten können zur Not für die Gläubiger pauschaliert werden.
Es ist zwar bundesweite Praxis, externe Schlussrechnungskosten zulasten der Gläubiger aus der Masse zu zahlen, das kann man m. E. aber als unzulässig bewerten. Denn richtigerweise ist die Schlussrechnungsprüfung gesetzlich eine Gerichtsaufgabe, die von der Justiz – Großverfahren ausgenommen – bezahlt werden sollte. Sollte es bei der derzeitig verbreiteten externen Schlussrechnungsprüfung auf Gläubigerkosten bleiben, wäre eine Übertragung auf die Gläubiger mit einer einzigen Datenzentrale angezeigt. Mangels bisher fehlender verfahrensübergreifender Gläubigervertretung könnte beispielsweise der Pensionssicherungsverein (PSVaG) eine digitale Schlussrechnungsprüfungszentrale für die Gläubiger betreiben, finanziert über eine moderate Insolvenzumlagenerhöhung. Mit fortschreitender Digitalisierung wäre das technisch und organisatorisch kein Problem.

Standardisierungen einführen – GAVI abschließen
Bisher kann jeder Richter oder Rechtspfleger bei der Schlussrechnung (oder auch in anderen Bereichen wie der Forderungsanmeldung) seine eigenen Aufbau- und Formularvorgaben durchsetzen. Ein solcher Formularwildwuchs muss beseitigt werden. Dem haben die Länder schon 2007 zugestimmt mit dem Entwurf eines Gesetzes zur Verbesserung und Vereinfachung der Aufsicht in Insolvenz­verfahren (GAVI, BT-Drs. 16/7251). Damit die Vergleichbarkeit gewährleistet ist, muss der Bundesgesetzgeber einheitliche Standards für alle Gerichte festlegen, so wie er bereits eine einheitliche Bekanntmachungsplattform nach festgelegten Parametern definiert hat. Wie und durch wen die Länder das umsetzen, liegt in ihrer Kompetenz. Digitalisierung darf nicht zu 16 verschiedenen Länderstandards führen. Die bundesweite Standardisierung würde auch die kommende Auswertung für die EU-Kommission, wie von der Restrukturierungsrichtlinie verlangt, vereinfachen.

E-Akte und digitale Arbeitsteilung
Papierakten haben bisher eine Aktenbearbeitung nur an dem Ort zugelassen, an dem sich die Akte im Gericht befand. Nach einer Umstellung auf eine elektronische Aktenführung gilt das nicht mehr. Bundesländer, die eine konzentrierte Zuständigkeit beim Amtsgericht am Sitz des Landgerichts nicht umgesetzt haben, können dann Arbeiten digital konzentrieren und digitale Unterstützungsangebote für ihre Amtsgerichte einführen, um Defizite der Nichtkonzentrierung abzumildern, etwa der fehlende Erfahrungsaustausch vor Ort und die angesichts geringer Fallzahlen in der Tiefe nicht mögliche Einarbeitung.

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